Doanh nghiệp của bạn có thể đối mặt với những tình huống cực kỳ khó khăn khi merchant account tự dưng bị hold, freeze hoặc bị terminate. Điều này có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng về kiểm soát dòng tiền và thậm chí là mất hoàn toàn khả năng xử lý thanh toán từ khách hàng. Trong bài viết này, PlutusPay sẽ giải thích về tình trạng merchant account bị hold và bị freeze, cách xử lý và phòng tránh, cũng như các lý do thường gặp khiến điều này xảy ra, và cách ứng phó khi tài khoản bị terminate hoàn toàn.
Nguồn: Internet
Merchant account hold và Merchant account freeze là gì?
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn 2 khái niệm “merchant account hold” với “merchant account freeze”. Tuy nhiên, giữa chúng lại có sự khác biệt rất lớn.
Merchant account hold (Merchant account bị tạm giữ tiền)
Trong trường hợp merchant account bị hold, nhà cung cấp của bạn sẽ tạm giữ số tiền hiện có thay vì chuyển chúng vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Tương tự, các khoản thanh toán mới sẽ cũng tự động bị hold lại, nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ không thể tiếp cận được số tiền giao dịch cho đến khi bên xử lý thanh toán hoàn tất quá trình điều tra tài khoản của bạn. Sau khi số tiền bị hold được giải phóng, nó sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp của bạn.
Merchant account freeze (Merchant account bị đóng băng tiền)
Mặt khác, tình trạng merchant account bị đóng băng là một vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều. Khi tài khoản bị đóng băng, không chỉ số tiền của bạn bị hold bởi nhà cung cấp merchant account, mà doanh nghiệp của bạn cũng mất khả năng xử lý thanh toán trên cửa hàng của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể tiếp nhận các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng cho đến khi nhà cung cấp của bạn hoàn tất quá trình điều tra tài khoản. Việc này không chỉ ngăn bạn kiểm soát dòng tiền mà còn hạn chế khả năng tiếp nhận thanh toán và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Khi merchant account bị tạm giữ hoặc đóng băng, bộ xử lí thanh toán (Payment Processor) có thể khóa hoàn toàn tài khoản của bạn. Nếu nhà cung cấp cho rằng họ không muốn tiếp tục cung cấp dịch vụ xử lý thanh toán cho doanh nghiệp của bạn nữa, bạn sẽ mất quyền truy cập vào nền tảng của họ. Trong trường hợp này, nhà cung cấp đó có thể giữ số tiền của bạn tối đa trong 180 ngày để đảm bảo rằng họ có đủ tiền để giải quyết các khoảng refund, chargebacks và các rủi ro tài chính khác.
Deposit delay và Reserve account là gì?
Nhà cung cấp merchant account sử dụng các công cụ như Trì hoãn giữ tiền (Deposit delay) và Tài khoản dự trữ (Reserve account) để giảm thiểu rủi ro thanh toán. Tuy nhiên, những công cụ này không phải là kết quả của việc bị hold, đóng băng hoặc khóa tài khoản. Chúng rất thông dụng trong ngành, thậm chí dành cho doanh nghiệp có lịch sử xử lý giao dịch xuất sắc.
Deposit Delay (Trì hoãn giữ tiền)
Deposit delay sẽ xảy ra khi bộ xử lý thanh toán tự động trì hoãn lại việc tiếp nhận tiền từ các giao dịch mua hàng trong một khoảng thời gian được thông báo trước. (Bình thường là khoảng 7 ngày.) Điều này đảm bảo rằng bên phía xử lý thanh toán có tiếp cận vào số tiền nếu có rủi ro gian lận hoặc vấn đề thanh toán khác phát sinh.
Reserve Account (Tài khoản dự trữ)
Trong khi đó, các tài khoản dự trữ là các tài khoản đã có tiển sẫn trong đó trước. Những tài khoản này dùng để chi trả các chi phí của các vụ refund, return và và tranh chấp thanh toán khác sau khi merchant account liên quan đã bị khóa. Tài khoản dự trữ là yêu cầu phải có đối với các merchant account thuộc diện rủi ro cao do sự gia tăng rủi ro càng ngày lớn. Tài khoản dự trữ giảm thiểu nguy cơ tài chính của nhà xử lý bằng cách dành một phần doanh số bán hàng của bạn vào một tài khoản dự trữ này. Như vậy, nếu có các khoản nợ liên quan đến thanh toán mà bạn không thể trả, bộ xử lí thanh toán có một giải pháp để giúp bạn dự phòng.
Khác với việc hold, freeze và khóa tài khoản, chậm giữ tiền và tài khoản dự trữ không được bị ảnh hưởng vì giao dịch đáng ngờ hoặc sự gia tăng về các trường hợp khiếu nại thanh toán. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn hiểu rõ các điều khoản về chậm giữ tiền và tài khoản dự trữ để dự đoán tác động của chúng đối với dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
Nhà cung cấp Merchant account có thể tạm giữ tiền của bạn trong bao lâu?
Vậy thì nếu như doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng bị hold, hoặc bị đóng băng merchant account thì thời hạn tối đa mà tiền của bạn có thể bị hold là bao lâu? Thật không may, hầu hết các bên xử lý thanh toán đều có quyền giữ tiền họ hoàn tất điều tra tài khoản của bạn. Vì thời gian này phụ thuộc vào quá trình điều tra, vì vậy không thể dự đoán trước được, do đó bạn sẽ gặp khó khăn khi xác định thời điểm và khả năng sử dụng lại số tiền đó hoặc khả năng xử lý thanh toán cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể giúp đẩy nhanh quá trình bằng cách ngay lập tức liên hệ với bên xử lý thanh toán và cung cấp thông tin khi họ yêu cầu.
Vậy nếu merchant account bị terminate thì sao?
Trong trường hợp merchant account bị terminate hay còn gọi là bị khóa tài khoản, các quy định sẽ có chút khác biệt. Nhà cung cấp merchant account có thể tạm giữ số tiền sau khi đã khóa tài khoản để đảm bảo có đủ tiền để giải quyết các trường hợp refund hoặc chargeback có thể xảy ra. Trong hầu hết các trường hợp, sau 180 ngày, nhà cung cấp của bạn sẽ hoàn trả số tiền đã hold, vì thời gian này đủ dài để loại trừ các khả năng tổn thất tài chính trong tương lai một cách hợp lý.
Dù điều này có vẻ không công bằng, nhưng nó đều đã được ghi trong điều khoản và điều kiện của hợp đồng merchant account của bạn. Khi ký kết, bạn đã đồng ý chịu bị hold và bị đóng băng tiền nếu không tuân thủ các điều mục, quy định cụ thể của hợp đồng. Tuy nhiên, vấn đề này không chỉ xảy ra đối với các merchant account. Trên thực tế, nhiều nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thậm chí còn thường xuyên đóng băng tài khoản do họ có mức độ chịu đựng rủi ro rất thấp.
VI 
EN